【保存版】オフィス移転How to 〜書類・手続き編〜

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オフィス移転を決意し、新しいオフィスの移転地を決定することなどに追われ落ち着いたと思うと、その後には様々な手続きや書類提出が待ち構えている。オフィス移転には、多くて18種類もの提出する書類や手続きが存在しており、様々な手続きやそれに伴った数多くの書類の処理に追われるだろう。そこで今回は、オフィスを移転した時に抜け漏れがないようにするため、オフィス移転の際に必要になる書類についてまとめてみた。

 

<参考>
【保存版】オフィス移転How to ~基本編~

 

オフィス移転を決断した際に提出する書類

 

解約通知書

新たな物件の契約を結ぶ前に、現オフィスの解約予告を行う必要がある。早めにオーナーや家主に連絡し、自分の解約予告期間が何ヶ月前かを確認すべきだ。この際に解約通知書を提出する必要がある。たとえば、解約予告期間が3ヶ月なのに、実際は移転の2ヶ月前に解約予告した場合は、残りの1ヶ月分の賃料相当額を支払わなければならなくなってしまう。

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書類名:解約通知書
提出先:現在入居している貸事務所・賃貸オフィス
提出時期:解約予告期間(要確認)
フォーマット入手先:http://tempworks.org/text_0002/
※オーナー指定の場合と特に指定がない場合がある

 

入居申込書

物件申し込みをする際には入居申込書を提出するのが一般的だ。不動産会社によっては他にも書類を提出する必要がある。入居申込書は不動産会社ごとに定めている場合が多い。一般的には以下のように貸借人の氏名、会社名、連絡先、住所、事業内容、取引銀行等を記入する。また、連帯保証人を立てる場合には、その人の氏名、生年月日、住所、連絡先、申込者との関係、勤務先などを記入する。会社謄本コピー(発行3ヶ月以内)収支決算書コピー(過去3期分)会社案内(HPがあれば省略可能)などが必要となる。

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書類名:入居申込書
提出先:新しく入居するビルのオーナー
提出時期:入居したい物件が決まったら
フォーマット入手先:http://www.alliance-service.jp/pdf/document/application2.pdf

 

連帯保証人承諾書

連帯保証人を依頼する人には、保証人承諾書で事前に書類で承諾を得ておくようにすべき。こちらも申し込みの際に必要となることがある。

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書類名:連帯保証人承諾書
提出先:新しく入居するビルのオーナー
提出時期:入居したい物件が決まったら
フォーマット入手先:http://proportal.jp/syoudaku/syoudaku5.htm

 

契約書

申し込みの許可が出たら、契約書の作成を行う。契約書には物件の情報、設備、契約期間、家賃や敷金、礼金の支払い、大家さんの連絡先が書かれている。実際に契約する際は、会社実印、会社の印鑑証明書、代表者の印鑑証明書、会社の登記簿謄本、必要なお金、また手付け金を入れた場合には預かり証を持参すべきである。

書類名:契約書
提出先:新しく入居するビルのオーナー
提出時期:申し込みが完了したら
フォーマット入手先:特になし
※オフィスビルのオーナー、もしくは仲介業者によって異なる

 

オフィス移転する前に行うべき手続き

移転をするにあたって、事前に以下のような書類の提出が必要になる。

 

電話回線の移転

(1)電話架設申込(既契約の電話の移設)

(2)電話架設申込(新規申込)

(3)旧ビルの電話撤去依頼

移転が判明したら、速やかに申し込む。こちらは書類ではなく、回線会社のサイト上に電話架設や番号変更などの案内がある。また、NTTの場合は、116につなげるとよいだろう。
 

郵便物の転送手続き

郵便局に赴く際に、社員証と各種健康保険証など手続きをする人と会社との関係が分かるものを持参。無料で手続きを完了することができる。インターネットからも可能。

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書類名:転居届
提出先:引っ越し先の近所の郵便局
提出時期:移転後すみやかに
フォーマット入手先:郵便局のホームページ

 

移転挨拶状の手配

移転挨拶状とは、取引先やお客様に対してオフィスの移転をしらせる書面。取引先や先方の立場からすると、請求書、納品書といった伝票の住所や、商品の納品先住所など、すべてが変更になり、登録変更などの手間が発生します。そのため、取引先に送る移転挨拶状を作成し、少なくとも移転の1ヶ月前には相手方に送付すべき。また、移転のお知らせは挨拶状だけでなく、webサイトにも載せるとよいだろう。

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書面名:移転挨拶状
送付先:取引先や先方
送付時期:移転の3週間前から1ヶ月前までに
フォーマット入手先:挨拶状ドットコム

 

オフィス移転後に提出する書類

オフィス移転が完了してもまだ安心してはいけない。移転後に提出しなければいけない書類がたくさんあるので、しっかり確認すべきだ。

 

本店移転登記申請書/支店移転登記申請書

支店を移転した場合には、本店所在地のほか、旧支店所在地、新支店所在地においても、その旨の登記を申請しなければならない。本店所在地の法務局への登記申請は、支店移転の日から2週間以内にする必要がある。

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書類名:本店移転登記申請書/支店移転登記申請書
提出先:本店所在地の法務局
提出時期:移転後2週間
フォーマット入手先:ゆりかご倶楽部

 

事業年度、納税地、その他の変更・異動届出書

国税庁に関わる変更が生じた時に提出する書類である。期限は特に設けられていないが、移転後速やかに提出するよう言われている。新・旧納税地所轄税務署へ提出する。

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書類名:事業年度、納税地、その他の変更・異動届出書
提出先:新・旧納税地所轄税務署
提出時期:移転後速やかに
フォーマット入手先:国税庁

 

適用事業所所在地・名称変更

適用事務所がこれまでの年金事務所が管轄する地域外へ住所変更する場合や、名称を変更する場合は社会保険事務所に移転から5日以内に提出する必要がある。

syorui6書類名:適用事業所所在地・名称変更
提出先:社会保険事務所
提出時期:移転後5日以内
フォーマット入手先:e-Gov

 

労働保険名称・所在地変更届

事業主の氏名や住所、企業所の名称や所在地、事業の種類や概要に変更がある場合に申請が必要な書類。保険関係が成立した日の翌日から10日以内に提出しなければならない。

 

書類名:労働保険名称・所在地変更届
提出先:同一管轄内の移転→その所轄監督署
同県内での管轄外への移転→新所轄監督署
県外への移転の場合→旧所轄監督署へ廃止届出を提出、新所轄監督署へ成立届けを提出
提出時期:保険関係が成立した日の翌日から10日以内
フォーマット入手先:e-Gov

 

労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届

一人でも雇用する場合は事業主は必ず加入しなければならない。同じ管轄内の移転の場合はその所轄監督署へ、同じ県内での管轄外への移転は新所轄監督署へ、県外に移転の場合は、旧所轄監督署へ廃止届を提出し新所轄監督署へ成立届を提出する。労働保険確定保険料申告書、労働保険概算保険申告書は保険関係が消滅・成立した翌日から50日以内、成立届は保険関係が成立した日の翌日から10日以内に提出すべきである。

 

書類名:労働保険確定保険料申告書、労働保険概算保険申告書
提出先:同一管轄内の移転→その所轄監督署
同県内での管轄外への移転→新所轄監督署
県外への移転の場合→旧所轄監督署へ廃止届出を提出、新所轄監督署へ成立届を提出
提出時期:保険関係が消滅・成立した翌日から50日以内
フォーマット入手先:東京労働局

書類名:労働保険関係成立届
提出先:同一管轄内の移転→その所轄監督署
同県内での管轄外への移転→新所轄監督署
県外への移転の場合→旧所轄監督署へ廃止届出を提出、新所轄監督署へ成立届を提出
提出時期:保険関係が成立した日の翌日から10日以内
フォーマット入手先:東京労働局

 

労働基準法に関する適用事業報告書

労働基準法の適用事業となった時に報告する必要がある書類。移転後は速やかに提出しなければいけない。

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書類名:労働基準法に関する適用事業報告書
提出先:新所轄監督署
提出時期:移転後速やかに
フォーマット入手先:日本年金機構

 

安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告・衛生管理者選任報告・産業医選任報告

安全を総括管理する人を提出する書類。一定の業種及び規模の事業場ごとにそれぞれ「安全管理者」「衛生管理者」「産業医」を選任することが義務づけられている事業場もある。それに当てはまった場合、決まった人を新所轄監督署に対して移転後速やかに提出する必要がある。

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書類名:安全管理者選任報告・衛生管理者選任報告・産業医選任報告
提出先:新所轄監督署
提出時期:移転後速やかに
フォーマット入手先:東京労働局

 

自動車保管場所証明申請書の提出

自動車を保管する場所を証明するために必要な書類。移転から5日以内に提出すべき。

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書類名:自動車保管場所証明申請書
提出先:新所轄警察署
提出時期:移転から5日以内
フォーマット入手先:警視庁

 

防火管理者選任届

防火上の管理を行う一定の資格を有した人を登録する書類。特別期限があるわけではないが、早めに提出するのが良いだろう。

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書類名:防火管理者選任届
提出先:新所轄消防署予防課
提出時期:移転後速やかに
フォーマット入手先:東京消防庁

 

 

このように数多く書類があるが、それぞれ提出のタイミングや提出先が異なってくるため、上記を参考にしつつ、出し忘れがないようにスムーズなオフィス移転ができるとよいだろう。

 

 

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