オープンオフィスの潮流
モバイルワークの実践とチームワークによる知識創造が必須となりつつある今日のビジネスシーンにおいて、ワーカー同士の交流の場としてのオフィス機能がクローズアップされています。オフィスを人と人との社会的絆を強固にするための「場」とすることは現代のオフィスづくりにとって主要な関心事です。なぜなら、組織の中に生き生きした知識のネットワークを構築し、情報の共有や知識創造を促進することは、知識時代の企業にとって成長の鍵を握る大切な要素であり、そのためには、フェイスツーフェイスの情報交換が生まれやすい環境が重要だと考えられているからです。こうした状況を踏まえて、コミュニケーションを良くするためにパネルなどで個々のデスクを囲い込まないオープンなオフィスへの潮流があるわけですが、単に見通しの良いオフィスをつくるだけで、コミュニケーションの活性化や知識ネットワークの形成という成果に結びつくのでしょうか。ここでは、知識時代のオープンオフィスをデザインする上での課題について、ワーカーの業務行動の実態を踏まえた考察をしたいと思います。

オープンオフィスと集中作業
現代のオフィスワーカーの業務行動を調査した統計によると、約60％はＰＣに向かって行う集中作業、約20％は電話あるいは自席での打合せになります。残りの20％は自席を離れての会議や休憩などです。ここで、約20％の電話や自席での打合せは他のワーカーにとって騒音源になる行動です。つまり、自席の周りに5人の同僚が居れば、ほぼ間断なく騒音にさらされるということになります。この点から類推するとオープンオフィスは個々のデスクをパネルで囲ったオフィスよりも音のバリアが少なく集中作業を阻害すると考えられます。しかし、オフィスワーカーへの実地調査の結果は、オープンな環境が仕事を阻害したり集中を邪魔したりする状況を減らす場合があることを示唆しています。その理由は、言葉にならないシグナルにアクセスし易いことにより、自然な気遣いが生まれることが原因でした。ただし、この調査対象となったオープンオフィスのつくり方には、ある重要な配慮がありました。それは、パネルで分割されていないワークデスクを最大12席程度までのまとまりに分割して配置したことです。小規模のチームによるまとまりを設けることで、いつだったら話しかけても問題ないか、同僚が今どのようなモードで仕事をしているかを察知できるボディーランゲージによる会話が成立しやすくなり、集中作業をしている同僚の邪魔をする頻度が減ったのです。小規模チームをオープンに配置することが、かえってお互いを家族のように思いやるプライバシーへの気遣いを生み出します。個室による物理的プライバシーは、同僚とのコミュニケーションを減少させチームのパフォーマンスを弱体化させますが、同僚の空気を読んで気遣うことによるプライバシーは、むしろ強いチームワークに必要な言葉を越えたコミュニケーションを強化します。


非公式のコミュニケーションの重要性
前述したように、小規模のまとまりとして配置されたオープンなワークデスクでは、非公式のコミュニケーションが活発になりワーカー同士が人間的にもよく知り合うチャンスに恵まれます。では、こうした非公式のコミュニケーションは業務の生産性とどう結びつくのでしょうか。非公式のコミュニケーションを調査したところ、プロジェクト進行中の調整やマイナーな意志決定は、あらかじめ予定されていない打合せで行われ、その開催頻度は予定された会議とほぼ同じという結果でした。ただし、非公式の打合せに要する時間は、あらかじめ計画された会議に要する時間の約3分の１で済んでいました。また、職場でのあらゆる会話は共に働く喜びを感じ、互いの絆を深める機会を与えますが、予定された会議でこうした心理的な面を満足させることは難しいようです。そして、業務に関する会話の80％以上は、あらかじめ計画されたものではないというデータもあります。さらに、こうした自然発生的なコミュニケーションは職場での暗黙知の学習効果に大いに影響します。人が実践的な業務スキルを学習するのは、先輩が仕事上の様々な局面でどのように判断し、どう行動したかを目の当たりにする時であると言われていますが、さらにその前提条件として、互いに人間的な信頼関係で結ばれていることが重要だからです。職場には非公式のコミュニティーが存在しており、そこに参加することによって、「インサイダー」になるというステップを経て、相互学習が生まれます。そして、それは非公式な真面目な雑談の場で起こるのです。形式的な研修やセミナーの効果は常に期待を下回ることは周知の事実だと思います。


非公式なコミュニケーションを誘発するデザイン
小規模のまとまりを形成するワークデスクの配置以外に、非公式のコミュニケーションを誘発するデザインで重要なのは、オフィス内での出会いの創出です。つまり、コラボレーションスペース、リフレッシュエリアなどの交流の場をどう効果的にデザインするかになります。キーワードは「多様性」です。一口に出会いといっても様々なシーンがあり、それぞれの出会いの契機となるデザインも一律ではあり得ません。出会いの場の多様なデザインは、プライバシーのレベル、規模、視覚的透明性の程度、仕上げのグレード、配置する家具のバリエーションなどを目的別に組み合わせることで達成されます。同時に、「トイレへ行く」「コーヒーを入れる」「コピーをする」といった日常的な行動の動線を出会いの場とからめることで、出会いの頻度を増加させる工夫や、社員の顔写真や近況をつたえる掲示板、壁新聞などを掲げて会話のきっかけをつくることも重要です。

　　
アクティビティーベースプランニング　　　　　
これまで述べてきたことと矛盾するように聞こえるかもしれませんが、オープンオフィスがワーカー同士の気配りによってある程度プライバシーを保つとしても、時には引きこもって集中作業したい場合があります。また、オープンなワークデスクでの非公式なコミュニケーションよりもパネルで囲われた打合せコーナーの方が相応しい時もあるでしょう。オープンオフィスがコミュニケーションの活性化を目指したワークプレース戦略として有効であっても、オフィスづくりのソリューションには、オールマイティーなものはありません。この点については、オープンオフィスも例外ではないのです。それは、オフィスで行われる活動が多岐に渡る以上必然とも言えます。一方、これまでは多様な業務活動のほとんどが単一のワークデスクで行なわれてきました。ワークデスクは、集中作業、思考、分析、情報のダウンロードやメールのチェック、電話、簡易な打合せ、昼食などの活動を一手に引き受けてきたのです。別の言い方をすると、それぞれの業務活動の特性に応じた環境は用意されていなかったことになります。これに対して、多様な業務環境の一連の繋がりを創造するというプランニングのコンセプトがあります。一般にアクティビティーベースプランニングと言われるものです。このプランニングでは、業務環境はそれぞれ固有の行動を支援するようにデザインされ、ワーカーによる業務環境の選択を前提としてオフィスがつくられます。しがって、オフィス内外の移動は当然のこととなり、ワーカーは一日の業務の流れの中で、その時行っている作業に最も相応しい業務環境を選択して働くことになります。当然ながら固定席ではなくフリーアドレスです。このアプローチにおいては、オープンオフィスかクローズドオフィスか、フォーマルかインフォーマルか、個人かチームかという二者択一ではなく、双方の選択肢が用意され、そのバリエーションとバランスは個々の会社ごとにカスタマイズされます。重要なことは多様性のメリハリをつけることと、最適な場所を求めて移動するというワークスタイルを奨励することです。


ベリングポイント大阪オフィスの事例
アクティビティーベースプランニングの考え方が始めて実践されたのは1998年のことです。アルコアというアメリカ企業が本社ビルの移転を機に社員はビル内の好きな場所で仕事ができるというコンセプトのオフィスをつくったのです。当時はモバイルワークのインフラがまだ未整備でしたので、この画期的なアイデアが広く展開することはありませんでしたが、10年後の今日、アクティビティーベースプランニングは充分に実現可能なワークプレース戦略になっています。最後にその実例として、弊社がデザインしたビジネスコンサルティング会社、ベリングポイント大阪オフィスをご紹介します。
ベリングポイントは新しいワークプレース戦略に対して積極的で、弊社が用いているオフィス変革の受入態勢を評価する指標でも非常に高いレベルを示していました。フリーアドレスやアクティビティーベースプランニングの考え方を受け入れる素地は出来上がっており、社員同士の交流の場としてのオフィス機能については、客先に出向して仕事をすることが多いため、「スタッフたちが帰ってきたくなるオフィス」という明確な目標が示されました。オフィスの規模は約180坪と小さめですが、集中ブース、可変型のフリーアドレスデスク、ディスカッションルーム、ファミレス風打合せコーナー、ジャクージ風ソファー、ハイカウンター席など多様な業務の受け皿を用意し、社員の方々に自由に使っていただけるようにデザインされています。結果は、オープン初日から全く違和感なく社員の方々がオフィスに馴染んで下さり、期待以上でした。今回は、移転前に個室オフィスをもっていたマネージングディレクターの方々もオープンオフィスに席を設けるという決断をしましたが、実際に働いてみた結果、スタッフとのコミュニケーションが円滑になった等の肯定的な評価を頂いております。また、社員の顔写真つきミニパーソナルホワイトボードを個人ロッカーの扉につけたり、マッサージチェアの個室を設けたりという試みも評判が良いようです。お陰様でこのオフィスは、本年度の日経ニューオフィス賞を受賞いたしました。
以上、知識時代のオフィスデザインを考察してまいりましたが、知識のネットワークを強固にする交流の場をデザインするにあたり、今後益々ワーカーの業務行動の実態をスタディーすることが重要になっていくだろうと思います。










　※文中の写真は全てベリングポイント大阪オフィス